Anti-spam policy

Onze spampolicy is er om de beschikbaarheid van onze internetdiensten te kunnen garanderen. U dient zich te houden aan de Nederlandse wetgeving voor het versturen van e-mailberichten en aan onze anti-spampolicy. Twijfelt u of uw gebruik aan deze regels voldoet, neem dan contact met ons op.

Definitie van spam

Spam wordt gedefinieerd als unsolicited bulk e-mail (UBE): e-mail die ongevraagd (unsolicited) en in grote hoeveelheden (bulk) wordt verzonden. Ongevraagd betekent dat de ontvanger niet vooraf aantoonbare, expliciete en op elk moment intrekbare toestemming voor de verzending heeft gegeven. Bulk houdt in dat de e-mail deel uitmaakt van een grotere hoeveelheid e-mails die substantieel identiek zijn. Een e-mail is pas spam als aan beide criteria wordt voldaan.

Opmerkingen over de definitie

E-mail die ongevraagd wordt verzonden is normaal en geaccepteerd: denk aan persoonlijk contact of een offerteaanvraag. E-mail die in bulk wordt verstuurd is ook normaal: denk aan nieuwsbrieven waarvoor de ontvanger zich zelf heeft opgegeven. Alleen e-mail die zowel ongevraagd is als in bulk wordt verzonden, is onacceptabel.

Bulk heeft twee kenmerken: het zijn er in ieder geval meer dan één, en de e-mails zijn substantieel identiek. Ongevraagd is niet hetzelfde als ongewenst. Bij het bepalen of een bericht spam is, speelt de inhoud in principe geen rol: het gaat om toestemming, niet om inhoud.

Ook gevraagde e-mail kan ongewenst worden; de toestemming kan op elk moment worden ingetrokken. Toestemming moet doelbewust en expliciet zijn. Een verstopt en al aangevinkt vakje op een webformulier is geen doelbewuste en expliciete toestemming.

De goede manier om mailinglijsten te versturen

Een bulkmail mag alleen worden verstuurd naar ontvangers die hier expliciet en aantoonbaar om hebben gevraagd. Dit principe heet confirmed opt-in. Elke andere manier van bulkmail (opt-out of enkelvoudige opt-in) is binnen ons netwerk niet toegestaan en geldt als spam.

Bij confirmed opt-in krijgt iemand die zich aanmeldt voor bijvoorbeeld een nieuwsbrief eerst een verzoek om de aanmelding te bevestigen. Pas na die bevestiging is er expliciete toestemming. De ontvanger moet zich via elke verstuurde mailing altijd kunnen afmelden voor volgende mailingen.

Uitgangspunten

Door spam te versturen via de mailservers of de relayserver van Extin bestaat het risico dat Extin op één of meer blacklists komt. De mailservers van Extin zijn niet bedoeld voor het versturen van grote hoeveelheden mail; dat is dan ook niet toegestaan.

Wil een klant veel of grote hoeveelheden mail versturen, dan moet hij daarvoor zelf een mailserver inrichten op een aparte dedicated (virtuele) server, en deze zo installeren dat hij geen open relay is. Een open relay is een mailserver die mail van buiten zijn eigen domein accepteert en doorstuurt naar e-mailadressen buiten zijn eigen domein. Extin koppelt servers die open relay zijn zonder voorafgaande waarschuwing af. Uiteraard moet de klant zich dan nog steeds aan de Nederlandse wetgeving houden.

Hoe behandelt Extin spamklachten?

Ontvangt Extin klachten over spam, dan beoordeelt Extin of de klacht terecht is. Omdat Extin haar klanten verplicht met confirmed opt-in te werken, kan u om de bevestiging (opt-in) van de klagende partij worden gevraagd. Kunt u deze niet overleggen, dan beschouwt Extin de mail als spam.

De spammer ontvangt hooguit één waarschuwing, die direct moet worden opgevolgd. Bij herhaling wordt de dienst afgesloten. Is de spammer een bekende, dan wordt de dienst zonder waarschuwing direct afgesloten.

Kosten door spam

Extin verhaalt de kosten en eventuele schade die ontstaan door het versturen van spam op de klant.

Meer informatie vindt u op de website van de ACM.